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一、工程檔案材料歸檔義務劃分1、工程準備材料(包括開發報建、招招標材料等)，由各經辦部門直接向監察室歸檔。
2、工程監理材料主要由監理單位擔任編制并歸檔。
工程監理材料由具有工程監理職責工程部構成的，監理工程師將監理過程材料在三天內，其它監理材料在階段性工程完成后統一移交工程部材料。
已拜托監理單位的工程監理材料，由拜托監理單位構成、編制、保管，待該工程完成后統一移交工程部材料室，工程部材料員對監理材料的構成停止監視和檢查。 
3、工程施工材料，主要由工程部監視控制，施工單位停止詳細編制、搜集、整理，并在每項分部工程完成后，一個月內統一移交工程部材料室。

4、工程完工驗收材料，由工程部組織，施工單位停止驗收材料編制、搜集并按規則移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報送城建檔案館。

5、工程結算材料，主要由施工單位及承包單位依照集團公司工程結算目錄停止搜集整理，經工程部審核，報工程主管指導審批，加蓋工程部公章，提交給預決算部，由預決算部門在結算終了后定期向監察室歸檔。
二、工程部材料員日常保管的材料
1、監理規劃、細則及旁站計劃：工程開工后，經工程部擔任人審核，報公司主管指導審批，加蓋監理公司公章，10天內交工程部材料室存檔。
2、工程開工報告及開工令：在工程開工3日內，由監理工程師向工程部材料室歸檔。
3、分包單位資質報驗：分包單位進場10天內將單位資質文件復印件加蓋義務單位公章后，提交工程部材料室存檔。分包單位主要包括建立單位、監理單位、（主體）施工單位、設計單位、勘察單位、資料檢測單位、樁根底施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。
4、監理日志：準繩上請求監理工程師每寫完一本監理日志應于當天上交工程部材料室或監理公司材料員歸檔。
5、監理月報、總結：監理工程師每月底將監理月報表報工程部（或監理單位項目）擔任人審批后蓋章，向工程部（或監理單位）材料員移交存檔，材料員需檢查監理月報能否標準及契合請求。工程竣工后，由項目經理編寫監理工程總結，經監理總監簽字，報工程主管（或監理單位）指導審批后蓋章，10天內向工程部（或監理單位）材料員移交存檔。
6、監理工作聯絡單及回復：施工單位來文，由工程部材料員統一接納，監理工程師檢查后，由監理工程師或工程部材料員將回復下發給相關單位。同時工程部材料員將每份的聯絡單及相關回復要兼并一同存檔。